Responsabilidades:

Servir como persona de contacto para las tareas del gerente de oficina, que incluyen: mantenimiento, envío por correo, suministros, equipo, facturas, recados, compras.

Programar reuniones y citas.

Organice el diseño de la oficina y solicite material y equipo
Mantener la condición de la oficina y organizar las reparaciones necesarias.

Asóciese con RR.HH. para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario.

Organizar las operaciones y los procedimientos de la oficina.
Coordinar con el departamento de TI en todo el equipo de oficina.

Asegúrese de que todos los artículos se facturen y paguen a tiempo
Gestionar negociaciones de precios y contratos con vendedores de oficinas, proveedores de servicios y arrendamiento de oficinas.

Gestionar el presupuesto administrativo y general de la oficina, garantizar informes precisos y oportunos
Brindar apoyo general a los visitantes.

Ayudar en el proceso de incorporación de nuevos empleados
Atender las consultas de los empleados con respecto a problemas de gestión de la oficina (por ejemplo, papelería, hardware y arreglos de viaje).

Servir de enlace con los proveedores de gestión de instalaciones, incluidos los servicios de limpieza, catering y seguridad.
Planifique actividades internas o externas, como fiestas, celebraciones y conferencias.

Habilidades:

Experiencia comprobada como gerente de oficina, gerente de recepción o asistente administrativo.
Conocimiento de las responsabilidades, los sistemas y los procedimientos del administrador de la oficina.
Dominio de MS Office (MS Excel y MS Outlook, en particular).

Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, máquinas de fax e impresoras).

Familiaridad con las herramientas de programación de correo electrónico, como el Programador de correo electrónico y Boomerang
Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar el trabajo.

Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas.
Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
Fuertes habilidades organizativas y de planificación en un entorno acelerado.

Bolsa de trabajo CDMX.